Jak zaksięgować listę płac w KPiR?

Lista płac jest zestawieniem, zawierającym informację o wynagrodzeniu pracowników oraz o innych świadczeniach, które otrzymują. W tym dokumencie umieszczone są także wyliczenia składek ubezpieczeniowych oraz podatku. Lista płac nie jest obowiązkowym dokumentem, jednak większość przedsiębiorców decyduje się na jej przygotowanie. W obecnych czasach najczęściej wykonywana za pomocą specjalnych programów, rzadko kiedy ręcznie. Większość przedsiębiorców przekazuje obowiązek wykonywania listy płac księgowym, dzięki czemu wszystko wykonane jest zgodnie z wymogami i na czas.

Z jakich elementów składa się lista płac i jak ją zaksięgować?

Lista płac nie ma zdefiniowanej budowy i elementów, które muszą znajdować się w każdej liście. Jednak zostało przyjęte, że lista płac zawsze zawiera takie elementy jak:

• Nazwa lub numer listy płac,
• Nazwa pracodawcy,
• Data wypłaty wynagrodzenia,
• Okres, za który wypłacane jest wynagrodzenie,
• Podpisy osób sporządzających listę płac,
• Wszelakie elementy wchodzące w skład wynagrodzeń, w tym składki i odliczenia podatku.

W liście płac nie zostają uwzględnione umowy cywilnoprawne. Dla takich rodzajów umów biuro księgowe tworzy osobną listę wypłat. Wszelkie wydatki związane z wypłatami dla pracowników zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów. Tego rodzaje wydatki umieszczane są w Podatkowej Księdze Rozchodów i Przychodów, w dwunastej kolumnie. Należy pamiętać, że lista plac umieszczona w KPiR podawana jest w kwocie brutto. Oznacza to, że wprowadzane są nie tylko kwoty wynagrodzeń pracowników które otrzymują na rękę, ale również składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy. Tego rodzaju odliczenia umieszcza się w trzynastej kolumnie KPiR, w której wpisuje się pozostałe wydatki związane z działalnością gospodarczą. Składki można wprowadzić do księgi dopiero po ich opłaceniu. Z tego tytułu przedsiębiorca musi posiadać potwierdzenia wypłat wynagrodzenia pracownikom, jak również potwierdzenie opłacenia składek ZUS. Lista płac jest sporządzana przez księgowych firmy raz w miesiącu, w czasie pokrywającym się z wypłacaniem wynagrodzeń dla pracowników.