Jak rozliczać wyjazdy, urlopy i delegacje w firmie?

Praca wielu przedsiębiorstw opiera się nie tylko na wykonywaniu obowiązków w danej siedzibie firmy, ale też wymaga wyjazdów służbowych. Potocznie takie wyjazdy określa się delegacjami. Pracownik na wyjeździe służbowym generuje koszty, takie jak: transport, nocleg i inne udokumentowane wydatki. Warto wiedzieć, jak należy rozliczać takie delegacje i takie połączone z wyjazdami prywatnymi pracownika.

Czym jest wyjazd służbowy i jak zostaje zlecony?

Według Kodeksu pracy wyjazd służbowy jest to podróż w celu wykonania zadań poza stałe miejsce pracy pracownika lub siedzibę pracodawcy. W każdym przypadku musi być zlecony przez pracodawcę. Dokumentem potwierdzającym taki wyjazd jest polecenie wyjazdu służbowego. Powinien zawierać: dane pracownika, cel wyjazdu, termin i okres trwania wyjazdu, rodzaj transportu, termin rozliczenia, informacja o ewentualnej zaliczce, podpis osoby upoważnionej.

Rozliczenie wyjazdu służbowego

Podstawą do rozliczenia delegacji jest polecenie wyjazdu służbowego. Pracownikowi zwracane są koszty, które wygenerował podczas takiej podróży oraz diety. Ich wysokość jest uzależniona od faktu, czy wyjazd był krajowy, czy zagraniczny. Dla ułatwienia procesu warto skorzystać z pomocy, np. biura rachunkowego w Warszawie. Rozliczenie ma miejsce po powrocie pracownika, jednak w przypadku wyjazdu zagranicznego pracodawca jest zobowiązany do wydania zaliczki.

Wyjazd służbowy i podróż prywatna

Przepisy nie zabraniają łączyć wyjazdu służbowego z prywatnymi wyjazdami pracownika. Przedsiębiorstwo pokrywa koszty podróży w trakcie wykonywania poleceń służbowych. Koszty pobytu prywatnego całkowicie ponosi pracownik. Dlatego powinien on dokładnie określić czas wyjazdu służbowego i okres przeznaczony na wyjazd prywatny. Stanowi to podstawę do wypłaty diety.