Jak prawidłowo rozliczyć delegację zagraniczną?

Pracodawcy, wysyłający swoich pracowników w zagraniczne delegacje, muszą pamiętać o jej rozliczeniu. W skład rozliczanych elementów delegacji wchodzą koszty, które poniósł pracownik w związku z wyjazdem służbowym, czyli na przykład diety, ryczałty za noclegi, dojazdy, przejazdy oraz wyżywienie. W prawidłowym rozliczeniu delegacji zagranicznej należy pamiętać o kilku rzeczach. Szczegółowe przepisy odnośnie sposobu rozliczania delegacji można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku.

Jak poprawnie rozlicza się delegację zagraniczną?

Rozliczenie delegacji zagranicznej dla pracowników budżetowych odbywa się na podstawie wyżej wymienionego rozporządzenia. Ogólne zasady dotyczą również grupy pracodawców, którzy we własnym zakresie nie uregulowali kwestii wypłacania należności za podróże służbowe. Rozliczenie delegacji zagranicznej jest dosyć skomplikowane, dlatego warto powierzyć ten obowiązek dobrej księgowej, której doświadczenie i znajomość wszystkich zasad rozliczeń pozwoli zrobić to szybko i bezbłędnie.

Aby pracownik mógł odbyć podróż służbową, konieczne jest wydanie mu przez pracodawcę polecenia wyjazdu służbowego. Dokument powinien zawierać imię, nazwisko oraz stanowisko pracownika, miejsce docelowe podróży, jej cel oraz czas. Należy zawrzeć również informację o środkach transportu. Środek transportu zazwyczaj jest wybierany przez pracodawcę. W zależności od tego, czym podróżujemy, do rozliczenia będziemy potrzebować innych dokumentów.

Podróżując za pomocą autobusu, samolotu, pociągu lub innego publicznego środka transportu, do rozliczenia niezbędna będzie nam faktura bądź bilet od przewoźnika, jeżeli posiada wymagane dane.  W przypadku podróży motocyklem czy samochodem osobowy, wyliczenie kosztów tworzone jest na podstawie przejechanych kilometrów, które są przeliczone na odpowiednią stawkę zawartą w rozporządzeniu o zwrotach kosztów.

Oprócz tego rozliczane są ryczałty za dojazdy. Za dojazdy z i do dworca kolejowego, autobusowego lub portu lotniczego obowiązuje ryczałt w wysokości jednej diety, natomiast za każdą rozpoczętą dobę podróży zagranicznej pracownik otrzymuje ryczałt wynoszący 10% diety, aby pokryć koszty dojazdów komunikacją miejską. Rozliczenie zawiera również zwrot za noclegi, jeżeli jest on potwierdzony rachunkiem. Bez przedłożenia faktury za nocleg, pracownik otrzymuje ryczałt wynoszący 25% limitu na noclegi, zawartego w rozporządzeniu. Diety otrzymywane przez pracownika w przypadku delegacji zagranicznej również określone są w rozporządzeniu.

Na rozliczenie delegacji pracownik ma 14 dni. Wszystkie dołączone przez niego faktury, bilety oraz rachunki stanowią podstawę do zwrotu kosztów. Zagraniczne faktury są przeliczane przez pracodawcę według średniego kursu NBP. W zależności od wysokości diety mogą być objęte podatkiem. Aby mieć pewność, jak poprawnie rozliczyć zagraniczną delegację, warto skonsultować się z biurem księgowym, mającym doświadczenie w tego rodzaju rozliczeniach.