Jak długo przechowuje się księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe są nie tylko ważnym elementem zarządzania finansami firmy, ale również istotnym dowodem w przypadku kontroli ze strony organów podatkowych czy innych instytucji. 

Czym są księgi rachunkowe i jakie informacje zawierają?

Księgi rachunkowe to systematyczny zbiór informacji na temat operacji gospodarczych, które są prowadzone przez przedsiębiorstwo. Zawierają one dane odnoszące się do przychodów i kosztów, majątku firmy, zobowiązań oraz kapitału własnego. Dzięki tym informacjom możliwe jest dokładne określenie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa oraz podejmowanie właściwych decyzji biznesowych. Księgi rachunkowe są również podstawą do sporządzania sprawozdań finansowych oraz rozliczeń podatkowych. Ustawa o rachunkowości określa szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych.

Jak długo przechowuje się księgi rachunkowe?

Zgodnie z polskim prawem, księgi rachunkowe oraz dokumenty będące ich podstawą powinny być przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym prowadzono księgi. Oznacza to, że jeżeli księgi rachunkowe dotyczą roku obrotowego 2023, muszą być przechowywane do końca 2028 roku. W przypadku kontroli ze strony organów podatkowych czy innych instytucji przedsiębiorca zobowiązany jest do udostępnienia tych dokumentów na żądanie. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, organy kontrolne mogą nałożyć na przedsiębiorcę sankcje finansowe oraz wymusić przeprowadzenie korekt w księgach rachunkowych.

Jak prawidłowo przechowywać księgi rachunkowe?

W naszym biurze rachunkowym w Warszawie dobrze wiemy, że prawidłowe przechowywanie ksiąg rachunkowych oraz dokumentów będących ich podstawą jest niezwykle ważne dla zapewnienia ich trwałości i dostępności w przypadku kontroli. Przede wszystkim, dokumenty te powinny być przechowywane w sposób chroniący je przed zniszczeniem, np. w specjalnych szafach ognioodpornych. Ponadto warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, np. poprzez zamykanie pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty. W przypadku przechowywania danych w formie elektronicznej warto zainwestować w odpowiednie oprogramowanie oraz systemy backupu, które umożliwią szybkie i bezpieczne odzyskanie danych w razie awarii czy ataku hakerskiego.