Co powinny obejmować akta osobowe pracowników?

Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Obejmuje ona akta osobowe pracowników oraz dokumentację dot. spraw związanych ze stosunkiem pracy. Za jej brak lub niewłaściwe prowadzenie grozi kara finansowa do 30 tys. zł, dlatego warto dokładnie sprawdzić, jak robić to poprawnie. Dowiesz się tego w poniższym artykule.

Zasady prowadzenia akt osobowych pracownika

Akta osobowe składają się z 4 części. Każda z nich zawiera ściśle określone przepisami dokumenty, które obejmują:

• część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
• część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu jego zatrudnienia (m.in. umowa o pracę, potwierdzenie zapoznania się z przepisami BHP, dokumenty dotyczące urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego, przyznania nagród, urlopu bezpłatnego, badania lekarskie),
• część C – dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia, w tym kopia świadectwa pracy, oświadczenia o wypowiedzeniu,
• część D – zawiadomienie o ukaraniu oraz inne dokumenty dotyczące poniesienia przez pracownika odpowiedzialności z tego tytułu.

Powadzenie akt osobowych pracownika można powierzyć firmie zewnętrznej. W biurze rachunkowym na Mokotowie doradcy klienta szczegółowo omawiają każdą z ww. części.

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Pełną dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej w sposób określony przepisami przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony od 1 stycznia 2019 r. lub później. Ten sam okres obowiązuje w przypadku zatrudnienia w latach 1999-2018, jeśli do ZUS zostanie złożone oświadczenie OSW oraz RIA. Dokumentację pracownika zatrudnionego przed 1999 r. należy przechowywać przez 50 lat.